Vous serez rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière

Vous travaillerez à mi-temps et serez chargé(e) :

Mission 1 : ADMINISTRATION DES VENTES

• Gestion de la facturation : création et envoi des factures en support aux responsables d’atelier.

• Tenue et suivi des Clients dans PennyLane et Hiboutik (contacts, adresse, suivi des doublons,.etc)

• Avec les responsables d’atelier, suivi des devis.

• Suivi des avoirs, refacturations et corrections éventuelles.

• Gestion des litiges clients : manquants, retards, non-conformités, SAV

• Gestion de la base produits sur Hiboutik et lien avec le cabinet comptable pour la base produits Pennylane

Mission 2 : RELANCE ET SUIVI DES PAIEMENTS

• Relances des factures impayées (clients particuliers et entreprises), en automatisant PennyLane.

• Mise en place d’un calendrier de relance systématique.

• Suivi des encaissements dans PennyLane

• Reporting mensuel sur les retards de paiement et les actions menées

Mission 3 : SUPPORT ADMINISTRATIF AUX ATELIERS

• Suivi des bons d’échange entre atelier

• Mise à jour des stocks dans Hiboutik

Mission 4 : PROPOSITION D’AMELIORATION DES PROCESSUS

. Aisance avancée avec les outils (Excel, outils CRM ou de gestion.

· Organisation administrative

· Rigueur, fiabilité des saisies et des données

· Capacité à faire le lien entre les ateliers et l’administratif

· Adaptabilité face à la diversité des ateliers

· Autonomie et proactivité

· Communication claire avec des publics variés

· Patience, bienveillance et sens du service

· Goût pour le projet de l’Arche